Електронний документообіг – єдиний механізм по роботі з документами


У великих компаніях документообіг досягає великих об'ємів. Якщо раніше всі документи обов'язково велися в паперовому вигляді, то тепер, як альтернатива існує електронний варіант документів. Такий документообіг дозволяє у будь-який момент тримати документи під контролем.

Сьогодні для багатьох підприємств, що розвиваються, які ефективно використовують корисні новинки у сфері інформаційних технологій, електронний документообіг став незамінним поняттям в роботі компанії. Безумовно, електронний документообіг значно спрощує роботу з документами, підвищуючи продуктивність і точність роботи співробітників.

Електронний документообіг – це сучасна організаційно-технічна система. Електронний документообіг забезпечує процес створення, редагування і управління розподіленим доступом до документів. Окрім цього, електронний документообіг також забезпечує контроль над всім об'ємом документів в організації.

Незамінна перевага електронний документообіг полягає і в тому, що позбавляє офіси від великого об'єму паперових документів і проблем пов'язаних з їх використанням, таких як втрата документів, складності внесення змін, розподіленого доступу.

Електронний документообіг – це комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота. І все це в електронному вигляді. 

Електронний документообіг – єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, що реалізовує концепцію "безпаперового діловодства".

Електронний документообіг включає роботу з документами придатними для автоматичного прочитування інформації, що міститься в ньому, записаний на магнітних, оптичних і інших носіях інформації. Іншими словами, електронний документообіг – це робота з документами в електронному вигляді. Електронний варіант документа має всі види захисту і забезпечує повноцінний документообіг по всіх правилах.

Електронний документ, створений за допомогою засобів автоматизації документообігу, підписаний електронним цифровим підписом і збережений в системі у вигляді файлу відповідного формату, значно спрощує роботу з великими об'ємами інформації. І, природно, що електронний вигляд документів накладає на документообіг певні вимоги. Так кожен виконавець, залучений в документообіг повинен мати електронний підпис. Тоді, організований по всіх правилах документообіг має всі переваги і виключає всі недоліки паперових документів.